Buenas prácticas en InDesign para generar PDF accesibles

Después de 12 años convirtiendo PDF en PDF accesibles y cientos de documentos trabajados, puedo asegurar que la clave para crear un PDF reamente accesible, de la manera más sencilla y económica posible, reside en tres pasos clave:

1. Trabajar, siempre que se pueda, una serie de buenas prácticas con los diseñadores y maquetadores del documento original (InDesign, Word, Excel, PowerPoint, etc.). Si se siguen esas buenas pácticas, el PDF generado será mucho más accesible y, por tanto, el trabajo que habrá que realizar con Adobe Acrobat será menor y más económico.
2. Un vez que se comienza la conversión del PDF con Adobe Acrobat, es muy importante seguir una metodología de trabajo adecuada, con ciertas comprobaciones previas y un orden muy concreto en los pasos a dar. De lo contrario, puedes encontrarte con problemas importantes, por ejemplo, si el idioma se ha definido a nivel de contenido de manera incorrecta y te das cuenta en la lectura final del documento; o si modificas primero el etiquetado y después el orden de lectura, para comprobar que el etiquetado vuelve a estar desordenado. No seguir una metodología adecuada provoca muchos retrasos y quebraderos de cabeza.
3. Escuchar el documento PDF con el lector de pantalla NVDA (que no es equivalente a la herramienta "Leer en voz alta" de Adobe) como última comprobación antes de entregar el documento PDF accesible. Un PDF accesible no es un PDF que simplemente pasa el validador de accesibilidad de Acrobat, entre otras cosas, porque el validador solo detecta un número reducido de problemas. Un PDF que pasa un validador automático de accesibilidad puede, sin embargo, ser incomprensible con el lector de pantalla.

Toda formación en creación de PDF accesibles debería tratar estos tres aspectos de manera práctica y desde la experiencia personal.

En este artículo voy a centrarme en el primer paso clave, la importancia de poder trabajar con los diseñadores una serie de buenas prácticas a lo largo de todo el proceso de maquetación:

• Les informo antes de comenzar de cuáles son estas buenas prácticas y resuelvo sus dudas.
• Hago una revisión preliminar del PDF con las primeras páginas o el primer capítulo.
• Realizo un seguimiento de varias versiones posteriores hasta la definitiva.
• Los diseñadores y maquetadores aplican el conocimiento adquirido en los siguientes proyectos, de modo que el proceso se agiliza con cada nuevo documento a medida que interiorizan la manera de trabajar.

A continuación, voy a listar el resumen de las principales buenas prácticas con las que llevo trabajando muchos años, con diversos estudios y profesionales, y que dan muy buenos resultados para generar PDF mucho más accesibles y mucho más fáciles de trabajar desde Acrobat.

Buenas prácticas de diseño

• Los textos tienen que cumplir con una ratio mínima de contraste de color. El contraste de color se puede verificar con un validador gratuito como Color Contrast Analyser. La herramienta diferencia entre texto grande (18pt o 14pt en negrita o más) y pequeño (menos de 18pt o de 14pt en negrita). Deben pasar el nivel AA tanto los textos grandes como los pequeños.
• Los elementos que delimitan la interfaz o transmiten información tienen que cumplir con una ratio mínima de contraste de color. Por ejemplo, los iconos que son enlaces o que transmiten una información y no van a acompañados de texto; los elementos de las gráficas; o las rayas que delimitan las tablas de datos. El contraste de color se puede verificar con un validador gratuito como Color Contrast Analyser. Estos elementos deben alcanzar al menos una ratio de 3:1 (la misma ratio que el texto grande en el nivel AA)
• No se debe transmitir información solo por el color: no se deben usar iconos con la misma forma pero diferente color para transmitir información; los enlaces no pueden diferenciarse solo por el color, deben estar subrayados; o las gráficas no pueden basarse solo en la leyenda para que los usuarios las comprendan, pues hay personas que no podrán diferenciar los colores ni por tanto los datos.

Nota: la normativa no define un tamaño mínimo de letra, ni prohíbe tipografías, pero sí recomienda:

• no usar tipografías demasiado finas;
• el tamaño de la fuente no debería bajar nunca de 10 pt. El tamaño mínimo recomendado es de 12-14 pt.

Buenas prácticas de maquetación

• Deben usarse estilos de párrafo, y usarse de la siguiente manera:
  • deberán llamarse exactamente: P, H1, H2, H3, H4, etc.
  • deberán aplicarse adecuadamente al texto del documento: H1 al título de portada, H2 al título de capítulo o artículo, H3 al título de los apartados dentro de cada capítulo o artículo, P al cuerpo principal del documento.
  • deberá indicarse en sus opciones de exportación PDF que se exporten como P, H1, H2, H3, H4, etc. respectivamente (Opciones de estilo de párrafo > Etiquetas de exportación > PDF Etiqueta).
  • Lo expliqué en el vídeo: PDF accesible. PDF correctamente etiquetado desde inDesign
• La información de la cabecera y el pie de todas las páginas deberá estar incluida en la página maestra, salvo que tenga elementos interactivos.
• No se debe utilizar la separación con guiones en las palabras al final de línea.
• No se incluirán retornos de carro extra para separar el contenido.
• Los listados deberán estar maquetados mediante listas de InDesign (Texto > Listas numeradas y con viñetas).
• No se utilizarán tablas para maquetar el contenido salvo que sean efectivamente tablas de datos, en cuyo caso deberán estar maquetadas obligatoriamente con la herramienta de tabla.
• El índice del documento y las notas a pie de página se incluirán preferiblemente con las opciones de InDesign para tal fin.
• El idioma asignado a cada caja o estilo será el adecuado o no tendrán asignado ningún idioma.
• Si la maquetación es en columnas, se realizará con una caja a dos (o más) columnas, no con dos (o más) cajas.
• Se creará el menor número de cajas de texto posible, incluyendo siempre que sea posible las imágenes y los títulos en línea dentro de las cajas de texto. Si deben crearse varias cajas de texto en la página, se crearán en el orden lógico en que después deben leerse. Si no se ha hecho, se ordenarán en el panel Capas, de abajo a arriba.
• Si se incluyen botones interactivos, deben tener un nombre que identifique su función en el campo descripción.
• Los esquemas o gráficas no estarán trazados, para que su texto se exporte como texto.
• Cada imagen incluida debe insertarse de forma independiente, por ejemplo, cada logotipo de forma individual.

Nota 1: hay dos requisitos de nivel AAA que es recomendable seguir también, aunque no sean obligatorios para alcanzar el nivel AA:

• la separación entre párrafos debe ser mayor que la del interlineado;
• no justificar los textos, los textos deben estar alineados a la izquierda.

también se recomienda que:

• no haya párrafos completos en itálica o negrita;
• no se escriba en mayúsculas, no solo porque los textos son más lentos de leer, sino también porque el lector de pantalla interpreta las palabras cortas en mayúsculas como acrónimos y los deletrea.

Nota 2: en InDesign también se pueden definir otros aspectos, como el título, los marcadores o el texto alternativo de las imágenes. Definir el texto alternativo de las imágenes ya en el documento de InDesign puede ser necesario si va a ser la plantilla para generar automáticamente una serie de PDF, por ejemplo, los de un boletín oficial. Dicho esto, lo habitual es que la redacción de las descripciones de las imágenes (y de las tablas) las trabaje el experto en accesibilidad, desde Acrobat, para que sean adecuadas en extensión, información y nivel de detalle, pues también tienen sus propios requisitos según el tipo de imagen y su función.

Buenas prácticas de exportación

• El documento debe estar exportado a una página por hoja.
• El documento debe estar exportado como un PDF con etiquetas.
• Marcar la opción de exportar Marcadores e Hipervínculos.

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