Preguntas y respuestas a las dudas de los asistentes del taller digital "Documentos PDF y PPT accesibles"

Cartel del taller digital Documentos PDF y PPT accesibles con Olga Carreras

El pasado 30 de septiembre impartí el taller digital "Documentos PDF y PPT accesibles" para presentar las guías:

La dos guías han sido editadas de manera accesible y gratuita por SiteImprove.

Los asistentes dejaron decenas de preguntas y fue imposible contestar a todas ellas en directo, por ello, las contesto ahora aquí de manera pública. Quiero agradacerles a todos ellos las muestras de cariño y agradecimiento que me hicieron llegar tras el evento.

Podéis volver a consultar el vídeo del taller en:

Taller digital "Documentos PDF y PPT accesibles" de Olga Carreras

Recopilación de preguntas y respuestas

¿Hay alguna opcion en el Acrobat Profesional para definir el idioma del documento en catalán?

Este tema se trata en la guía de PDF accesibles.

Aunque el selector para indicar el idioma (tanto del documento como de una etiqueta) es un desplegable, puedes escribir en él el codigo ISO de cualquier idioma.

En el caso del catalán, debes escribir ca.

En documentos a doble columna para dos idiomas distintos, ¿cómo se puede asegurar la accesibilidad? Un lector de pantalla, ¿puede "escoger" un solo idioma o va a leer toda la página, en los dos idiomas, y después la siguiente también en los dos idiomas?

El idioma se define a nivel de documento y a nivel de contenido. El lector de pantalla lee el contenido en el idioma definido para el documento, a menos que se encuentre con un contenido que tenga definido otro idioma a nivel de etiqueta o contenido.

En las guías se explica cómo indicar que un contenido concreto está en un idioma diferente para que el lector de pantalla cambie automáticamente a leerlo en dicho idioma.

¿Existe alguna manera de modificar el orden de lectura en hojas de cálculo, por ejemplo en cajas de texto?

En Office (Word, Excel, PowerPoint) existe la herramienta "Panel de selección". Con este panel puedes modificar el orden de lectura de los elementos flotantes.

Este panel se explica en la guía de PPT accesibles. Como se indica en la guía, el orden en el que se leerán los elementos será el orden en el que aparecen en el listado del panel, de abajo a arriba. Es decir, los elementos que están más al fondo aparecen más abajo en el listado y se leen antes que los que están más arriba.

En Excel te permitirá ordenar los elementos que hayas insertado, como imágenes, gráficas o cuadros flotantes.

¿Cómo guardar un PDF con la versión 1.7 para que pueda ser leído por versiones desde 8 en adelante de Adobe? ¿Qué versiones de Adobe no podrán leer los PDF 2.0?

En la guía sobre PDF accesibles se trata este tema.

Puedes consultar la versión de tu PDF en el menú "Archivo > Propiedades > Descripción > Avanzado > Versión PDF" de Acrobat. En el menú "Guardar como otro" puedes guardarlo en otra versión (opción "Hacer compatible con").

Ten en cuenta que cada programa genera los PDF en una versión por defecto, pero si tienes instala la barra de Acrobat, por ejemplo, en Word, en la opción de menú "Preferencias" puedes seleccionar la versión de PDF que quieres guardar.

Adobe Reader XI e inferior no podrá abrir un PDF 2.0

¿Cómo hacer que el abrir el documento se abran por defecto los marcadores? ¿Cuál es el criterio de la EN 301549 que se refiere a ellos?

Como se indica en la guía de PDF accesibles, la opción está en "Archivo > Propiedades > Vista inicial > Ficha de navegación > Página y panel de marcadores".

El criterio de la EN 301 549 / WCAG 2.1 relacionado es el criterio "2.4.5 Múltiples vías". Una de las técnicas suficientes para cumplir este criterio es, entre otras, incluir una tabla de contenidos. Sin embargo, la EN 301 549 específica que este criterio no aplica a los documentos (consultar "Esquema de los requisitos de la EN 301 549 (2018) aplicables a sitios web, documentos y apps nativas. Correspondencia con las WCAG 2.1" (excel))

A pesar de ello, insto a tener marcadores, a tenerlos siempre visibles y a incluir, siempre que se pueda, un índice tradicional. Ten en cuenta además que el validador de Adobe dará error si el documento tiene 21 páginas o más y no tiene marcadores.

Trabajo en una aseguradora, ¿qué ley obliga a las aseguradoras a tener las webs accesibles?

Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información.

¿Existe alguna forma de mantener el texto alternativo de Word en los documentos PDF?

Los textos alternativos incluidos en las imágenes se exportan al PDF si este se genera como PDF etiquetado. Este tema se trata en la guía de PPT accesibles.

Lo que comenté en el taller es que las descripciones de las tablas incluidas en Word no se exportan al PDF. En la guía sobre PDF accesibles puedes consultar cómo incluirlas desde Acrobat.

¿Hay manera de que un word o un ppt al convertirlo a pdf conserve las propiedades de accesibilidad?

Debes exportarlo marcando la opción de exportación "PDF con etiquetas" o "PDF etiquetado". A pesar de ello, algunas propiedades de accesibilidad, como es la descripción de las tablas, se pierde.

A la hora de generar un documento de InDesign y pasarlo a PDF, es necesario añadir etiquetas en Indesing y una vez exportado el PDF?

Para que el PDF generado desde InDesign esté correctamente etiquetado, debes trabajar con los estilos de párrafo. Te recomiendo el vídeo PDF accesible. PDF correctamente etiquetado desde inDesign

¿Existe alguna guia para generar documentos accesibles a partir de Indesign? ¿Illustrator?

Puedes consultar:

el artículo Buenas prácticas en InDesign para generar PDF accesibles
el vídeo PDF accesible. PDF correctamente etiquetado desde inDesign

Así como en InDesign se pueden seguir una serie de buenas prácticas para generar PDF bastante accesibles, no ocurre lo mismo con Illustrator.

Veig que no és possible assignar els estils H1, H2, en power point i exell. Caldria fer aquesta correció posteriorment a l'Adobe Pro?

Como explico en la guía sobre PPT accesibles, en PowerPoint solo existen títulos de nivel 1 y 2. Los títulos de las diapositivas con el diseño de título y el diseño de título de sección se exportan como H1 y los títulos del resto de diapositivas como H2. En Acrobat podemos cambiar el nivel de encabezado editanto cada etiqueta o hacerlo de forma masiva con la opción "Asignación de función" (consultar en la guía sobre PDF accesibles).

En Excel, aunque existe los estilos de encabezado, no se exportan como encabezados reales en el PDF generado, de modo que habría que corregirlos en Acrobat.

A veces desde Acrobat no puedo poner el texto alternativo de las imágenes, porque aparece "bloqueado", ¿qué hacemos en este caso?

Eso ocurre cuando tienes algo seleccionado en la página. Antes de abrir la ventana de propiedades de una etiqueta aseguráte de que no tienes nada seleccionado.

En cuanto a no poner texto alternativo de las imágenes decorativas: si no se tiene una versión de acrobat que permita marcar como decorativa ¿qué se puede hacer? ¿Quitar del orden de lectura? "

La imágenes decorativas no tienen que estar en el orden de lectura, debes convertirlas en "artifacto". Este tema lo trato en la guía de PDF accesibles.

Cuando tienes un documento InDesign, Illustrator... con gran carga de diseño, puede que el primer elemento textual que aparece no sea el título. Acrobat advierte que el PDF generado necesita un título, ¿cómo lo resolvemos?

El validador de Acrobat no da error si el primer elemento del etiquetado no es un H1 (aunque sea lo recomendable). En cualquier caso, siempre puedes etiquetar el contenido que funciona como título del documento con H1 y colocarlo primero en el orden de lectura. Puedes consultar cómo en la guía de PDF accesibles.

¿Una persona con discapacidad visual puede trabajar realizando documentos accesibles?

Sí. Una persona ciega, por ejemplo, puede manejar perfectamente Word, Excel, PowerPoint o Acrobat y crear un documento accesible con el lector de pantalla. Si necesita ayuda para verificar el contraste de color de un texto, podrá valerse de las mismas herramientas que una persona que puede ver para validar el contraste.

En imágenes existen en texto alternativo título y descripción. ¿En título repetimos el título que tiene en el texto o mejor dejarlo en blanco?

Incluye la descripción en el campo "Descripción" y deja vacío el campo "Título".

En documentos que tienen encabezado con logotipos (que tienen texto alternativo), ¿el lector de pantalla lee que el documento tiene tal encabezado?

Si la imagen está dentro de una etiqueta de encabezado, por ejemplo, un H2, el lector de pantalla NVDA anuncia: "encabezado de nivel 2 gráfico [texto alternativo de la imagen]". Te animo a instalarte el lector de pantalla y hacer la prueba.

Tamaño de letra recomendado para las notas

La recomendación habitual es que no bajes de los 10pt.

Entiendo que accesible ha de ser para todos con independencia de la discapacidad reconocida o no. La pregunta concreta es quién decide cuál es el tamaño recomendable en la maquetación de contenidos web y dónde consultar estas normativas o recomendaciones.

Los requisitos de accesibilidad están recogidos en la norma EN 301 549 y las WCAG 2.1. Estos no definen un tamaño mínimo de letra obligatorio, pues solo obligan a que sea posible aumentarlo, algo intrínseco a los visores de documentos.

Sin embargo, la recomendación ampliamente reconocida es no bajar de los 12pt - 14pt para el cuerpo del texto. Por ejemplo, en la norma UNE 153101:2018 EX Lectura Fácil. Pautas y recomendaciones para la elaboración de documentos se recomienda 14pt tomando como referencia una tipografía Arial.

En los texto escritos, por ejemplo, el artículo 77 "Accesibilidad y legibilidad" de la Ley 3/2014, de 27 de marzo, por la que se modifica el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre indica que el texto debe tener al menos 1 milímetro y medio "no se entenderá cumplido este requisito si el tamaño de letra de un contrato es inferior al mm y medio o el insuficiente contraste hace dificultosa la lectura".

¿Un documento justificado es menos accesible?

Los textos justificados están prohibidos para alcanzar el AAA de accesibilidad. Los textos justificados tienen separaciones no homogéneas entre las palabras, esto dificulta su lectura, especialmente a las personas con dificultades de comprensión lectora, a las personas con dislexia o a las personas que utilizan un magnificador.

¿Cualquier fuente se considera accesible o hay que tener alguna precaución al utilizar tipos de letra más creativos?

No hay un listado de fuentes accesibles y no accesibles. Intenta usar fuentes sencillas, sans serif y con una altura x-heigth alta, tal y como se recomienda en las guías.

Cuando tienes un documento doc con título al exportar el documento a pdf, al comprobar la accesibilidad en Adobe siempre da error, aunque si tenga el título

Si el documento Word tiene un título, el error que te indica el validador de Acrobat es que se está mostrando el nombre de fichero en la barra de título en vez del título.

Como se indica en la guía de PDF accesibles, en el menú "Archivo > Propiedades" de Acrobat puedes indicar que se muestre el título en la barra de título en vez del nombre del fichero.

A veces esta opción ya está disponible en las propias opciones de exportación a PDF. Por ejemplo, en InDesign está en: opciones de exportación a PDF > Avanzadas > Accesibilidad. Por ejemplo, en OpenOffice se puede indicar en: opciones de exportación a PDF > Interfaz de usuario > Mostrar título del documento.

El orden de lectura con la herramienta Reading order puede desordenar el etiquetado de la página. Leí que era mejor trabajar el orden de lectura a través del panel de contenidos.

Efectivamente, modificar el orden de lectura en el panel Orden modifica el etiquetado. Yo trabajo primero en el panel Orden y luego en el panel Etiquetas. El panel Contenidos lo utilizo solo para modificar el orden en determinados problemas concretos de visualización, por ejemplo, en algunos casos de elementos superpuestos que al cambiar el orden quedan ocultos.

La descripción en las tablas ya no es requisito de accesibilidad no? Al menos el Acrobat Professional no lo pone como error.

La descripción de las tablas es obligatoria según las WCAG 2.1 / EN 301 549 si las tablas son complejas o tienen varios niveles de encabezado.

El validador de Adobe Acrobat sí hace esta comprobación, pero la tienes deshabilitada, te animo a que la actives en las Opciones de comprobación del validador.

Como explico en la guía de PDF accesibles con algún ejemplo, la descripción de la tabla es una gran ayuda para hacerse una imagen mental de su estructura y así poder comprenderla y recorrerla con más eficacia con el lector de pantalla. En la descripción no debes indicar cuántas filas o columnas tiene la tabla, pues esto lo anuncia el lector de pantalla por defecto, ni debes repetir la información del caption para que no sea repetitiva.

Os animo a incluir una descripción útil a todas las tablas.

Si utilizamos siglas, cada vez que las escribimos, debemos detallar el significado de cada letra?

La primera vez que utilizas un acrónimo en un documento deberías explicarlo entre paréntesis: ONU (Organización de las Naciones Unidas).

En documentos donde el contenido es mayoritariamente visual, por ejemplo, las infografías, ¿cómo se podría hacer accesible?

Como explico en las guías, lo mejor en estos casos es que el texto alternativo de la imagen identifique la imagen y dónde está su descripción extensa, por ejemplo, "Infografía con los músculos del cuerpo humano. En el pie de foto encontrarás un enlace al Anexo 1 con el listado de todos los músculos y su ubicación" o "Gráfica de ventas 2020. A continuación encontrarás los datos de la gráfica en formato tabla".

Es importante que la descripción extensa de una infografía refleje la misma información que está transmitiendo la imagen a las personas que pueden verla.

¿Es posible, como alternativa accesible a imágenes de texto, gráficos, infografías... ofrecer la descargar de un txt que describa el contenido? ¿Puede ser una técnica suficiente que abarque el cumplimiento de otros problemas adicionales de este tipo de contenidos como es el incumplimiento de contrastes de color?

Es preferible que la información que describe una infografía o una gráfica esté en el mismo documento, por ejemplo, en una nota, en un anexo o a continuación de la propia infografía. De este modo, podemos dotar de estructura a la descripción, por ejemplo, podemos enumerar elementos mediante listas o mostrar los datos tabulares mediante una tabla. Esto hará que sea más fácil de comprender por todos los usuarios y, en especial, más fácil de acceder y comprender para los usuarios de lector de pantalla.

El lector de pantalla, ¿lo probamos en el PDF o en el propio documento de Office?

Te animo a que accedas a tu documento de Office con el lector de pantalla para comprobar y mejorar su accesibilidad. Si lo vas a distribuir en PDF, te animo a que lo escuches también con el lector de pantalla.

Es importante saber que cuando accedes con el lector de pantalla gratuito NVDA a un documento Word, accedes por defecto en modo edición. Para acceder en modo lectura, debes pulsar en primer lugar "insert + barra espaciadora".

¿Recomiendas el uso de Narrador de Windows o NVDA?

Prefiero NVDA.

¿Qué lector de pantalla recomiendas para MAC?

MAC incluye un lector de pantalla integrado denominado Voice Over, aunque tradicionalmente no se ha llevado bien con Acrobat. Usálo con Adobe Reader DC que ya son más compatibles.

Cuando pongo etiquetas con el Acrobat Pro a veces me desaparece el texto y además con la herramienta de accesibilitat no deja deshacer, de forma que se pierde el texto y se tiene que editar des del PDF para intentar recuperarlo. Alguna forma de evitarlo?

Es cierto, a veces tenemos este problema al etiquetar un PDF desde el propio Acrobat, por ello, siempre deberías generarlo etiquetado desde el programa de origen. Otro problema diferente es que "desaparezcan" elementos al cambiar el orden de lectura. En ese caso, el problema es que se han quedado detrás de otro elemento que, por tanto, también debe moverse en el orden de lectura.

"Los objetos de la imagen no están alineados", ¿qué tipo de error es éste detectado por Word en su análisis automático de accesibilidad? Ni en las revisiones manuales ni al exportar se detecta nada raro.

Accede a las opciones de diseño de la imagen y selecciona "En línea con el texto".

Sobre las audiodescripciones y el cumplimiento de la AA, si se decide que no es necesaria porque el audio ya incluye toda la información, ¿se considera que cumple la AA?

Si el vídeo no tiene audiodescripción porque no lo necesita, es decir, porque la pista visual no añade información adicional a la pista de audio, cumple con el nivel AA siempre y cuando tenga subtítulos.

Como plantear una opción accesible en un formulario donde debes añadir un documento tipo DNI o la introducción de fechas.

En la guía de PDF accesibles doy los consejos básicos para hacer formularios accesibles en PDF.

¿Existe un método similar al informe de accesibilidad de Acrobat Pro para comprobar la accesibilidad de los ePub de maquetación fija?

Un documento ePub es en realidad un documento HTML, te recomiendo mi artículo ePub accesibles

¿Nos pueden indicar mejores prácticas para corregir fallos que presenten documentos que no son accesibles, de los cuales no existen los documentos originales (Word, Excel, PPT,…)?

En la guía sobre PDF accesible se detallan todos los pasos a dar para corregir el PDF con Adobe Acrobat Pro cuando no se tiene el documento original.

En el caso de documentos simples, por ejemplo una carta, un certificado...etc, cómo se puede dotar de estructura en éstos casos

Depende de las características del documento. A veces trabajamos con encabezados ocultos para dar una estructura de referencia a los usuarios de lector de pantalla. En el caso de un certificado, puedes tener como encabezado principal el nombre del certificado y como encabezados secundarios "Datos del certificado" y "Emisor del certificado".

Desde el punto de vista de la comprensión de la redación de los documentos PDF, qué criterios se utilizan...p.ej, índices basados en longitud de frases, UNE 153101EX

Te recomiendo los artículos:

¿Cómo debes nombrar los documentos para descarga, con guiones intermedios, sin mayusculas, con guiones al piso?

Entiendo que te refiere al propio nombre del fichero. Como indiqué en el webinar y trato en las guías, aunque incluyas un título a un documento de Office, su título sigue siendo el nombre del fichero, que es el que se muestra en la barra de título, por ello es importante que sea significativo.

El lector de pantalla NVDA ignora los guiones bajos y medios en el nombre del archivo, es decir, tanto si tu fichero se llama "guía_PDF_accesibles.doc" como "guía-PDF-accesibles.doc" lo va anunciar como "guía PDF accesibles". Te animo a que te instales el lector de pantalla y abras un documento con ese nombre de fichero para comprobar cómo te lo anuncia.

Sugerencias de programas de validación o de alternativas a Adobe Acrobat