PDF accesibles

El objetivo de este artículo es explicar de la manera más clara y concisa posible cómo hacer que los PDF que forman parte de nuestra web sean accesibles:

• cómo realizar correctamente enlaces a un fichero PDF


• qué alternativa accesible ofrecer


• cómo hacer el propio PDF accesible

Pero para ello primero hay que concienciar a la comunidad de que los PDF de nuestro portal forman parte de él, contienen información relevante, y por tanto es NECESARIO que cumplan con los mismos requisitos de accesibilidad que el resto de sus contenidos.

No podemos escudarnos en frases muy cómodas como esta web es accesible salvo por los PDF sólo por el hecho de que portales importantes, con certificaciones de accesibilidad e incluso de la Administración Pública, lo hacen, fomentando que esta práctica se extienda como algo justificable.

Mi página es accesible... salvo por los PDF

No sé porqué pero los PDF parecen ser siempre el grano en el culo de todo desarrollo web accesible. Es muy habitual leer, incluso en los certificados de accesibilidad de los portales web, párrafos como el siguiente:

El resultado de la auditoría satisface los requisitos de accesibilidad de Nivel Doble-A de las directrices de accesibilidad para el contenido web 1.0 del W3C-WAI. Advertencia: A fecha de esta certificación, los documentos PDF de este sitio web pueden presentar problemas de accesibilidad para algunos usuarios

Es accesible Doble-A con una excepción: los PDF, ¿es o no es accesible? ¿es que los PDF no son parte de la web? ¿no tienen acaso información relevante? Es como decir, este portal es accesible salvo por que las imágenes, que no tienen texto alternativo... pues entonces no es accesible.

O más surrealista aún:

Algunos contenidos del portal se presentan en formato PDF. Si se desea una versión accesible de los mismos, se pude solicitar a través del apartado "Contacta" del propio contenido.

Si tienes una versión accesible, ¿por qué debes solicitarla por email? ¿o sólo la harás si te lo piden? Es como decir, si desea una descripción de las imágenes de este portal, llame al 9001 y se las describiremos con mucho gusto.

Y sin embargo esto es lo habitual, extraño es encontrar una web donde se indique que los PDF son accesible y en la cual se ofrezca siempre una versión alternativa, o al menos un esquema y un resumen de su contenido.

¿Por qué? No tengo muy claro si por falta de tiempo, de presupuesto, de conocimientos o de concienciación: los PDF pueden y deben ser accesibles. Si realmente es necesario que incluyas archivos PDF, lo que es evidente es que resulta necesario hacerlos accesibles por las mismas razones por las cuales hacemos accesible el resto de los contenidos, no para poder poner un sello, sino para que los usuarios puedan acceder al contenido que les ofrecemos.

¿Qué dicen las Pautas de Accesibilidad de la WAI?

 

Muchos formatos no recomendados por W3C (por ejemplo, PDF, Schockwave, etc.) requieren ser vistos bien con plug-ins o con aplicaciones autónomas. A menudo, estos formatos no pueden ser visualizados o navegados con aplicaciones de usuario estándares (incluyendo ayudas técnicas). Evitar estos formatos y características no estándar [...] tenderá a hacer más accesibles las páginas a más gente que utiliza una amplia variedad de hardware y software. Cuando deba utilizar tecnologías no accesibles (patentadas o no), debe proporcionar una página equivalente accesible.

[...]

Nota: Convertir los documentos (desde PDF, Postscript, RTF, etc.) a lenguajes de marcado W3C (HTML, XML) no siempre crea un documento accesible. Por tanto, valide cada página respecto a la accesibilidad y utilidad después del proceso de conversión (consulte la sección de validación). Si una página no se convierte de forma legible, revise la página hasta que su presentación original se convierta adecuadamente o bien proporcione una versión en HTML o en texto plano.

[Pautas de Accesibilidad al Contenido en la Web 1.0]

La W3C no recomienda utilizar ficheros PDF, pero hay que ser realista, después del HTML, es el formato más difundido en Internet, fundamentalmente debido a su compresión y a su capacidad para mantener la integridad de la información, y nuestros clientes nos van a exigir que incluyamos contenido en este formato, así que no nos queda más remedio que ponernos las pilas y aplicar los mismos criterios de accesibilidad que para el resto de nuestra web.

Es cierto que muchas veces se abusa de los ficheros PDF para incluir información en los portales, y que se debe aconsejar siempre al cliente que no los utilice más que para aquellos contenidos que NO sean susceptibles de ser leídos en línea, bien por su longitud o por estar especialmente pensados para ser impresos y mantener un formato concreto: manuales, un boletín oficial, un documento legal, un impreso oficial, etc.

Brevemente: qué es un PDF

PDF (Portable Document Format) es un lenguaje de descripción de páginas derivado del postcript que especifica toda la información necesaria para la presentación final del documento, especialmente ideado para documentos destinados a ser impresos. Fue desarrollado por Adobe Systems en 1993.

Es multiplataforma y un formato abierto, por lo que hay numerosas herramientas gratuitas y de software libre que permiten crear, visualizar o modificar documentos PDF, no sólo Adobe Acrobat (CutePDF, PDFCreator, WinPDF, etc.)

Un PDF admite texto, fuentes, imágenes, perfiles de color, elementos multimedia y ficheros vectoriales; hacer zoom, múltiples páginas; opciones de desplazamiento como miniaturas y marcadores; opciones de seguridad y firma digital; crear formularios; realizar índices, hiperenlaces o búsquedas.

Existen diversas versiones de PDF, la última es la 1.7 del 2006. En la versión 1.4 se incluyeron los PDF tags, que como veremos son imprescindibles para la accesibilidad. Cada versión del software disponible para visualizar o modificar archivos PDF, podrá visualizar determinadas versiones de PDF, por ejemplo, Adobe Acrobat 7 y Foxit Reader 2.0 pueden leer versiones de PDF 1.6 e inferiores, pero no PDF 1.7.

Desde 1995, Adobe ha trabajado en el proceso de la ISO (Organización Internacional para la Estandarización) para proporcionar subconjuntos especializados de PDF como estándares para funciones y sectores específicos.

Son estándares: PDF/A - Archive y PDF/X – eXchange

Son propuestas de estándares: PDF/E – Engineering y PDF/UA- Universal Accesibility (especificación para la creación de PDF accesibles)

Enlazar correctamente nuestro PDF

Como muy bien explica Antonio Barranco:

• Indica claramente que el enlace es a un fichero PDF, así como si este se va abrir en una ventana nueva o si se va a descargar (opción que evitaría la lenta carga de sus páginas y ahorraría al usuario tener que guardarlo después), y en cualquier caso proporciona instrucciones para los usuarios noveles.


• No lo embebas en la página. No todas las ayudas técnicas soportan que el PDF se abra en el navegador. En el Asistente de Accesibilidad de Adobe Acrobat se encuentra esta opción:
  
  
  
  
  


• Indica el tamaño del PDF.


• Acompáñalo de un esquema y un resumen de su contenido.


• Indica cómo obtener un lector de archivos PDF.


• Haz el PDF en una versión inferior a la última del mercado.


• Pon un nombre significativo y amigable al fichero.


• Puedes evitar que los motores de búsqueda lo indexen directamente, y de este modo el usuario no pierda el contexto del fichero y con él información relevante sobre el mismo.

Alternativa accesible al PDF

Hacer los PDF accesibles permitirá que muchas personas con discapacidad puedan acceder a su contenido, pero no debemos suponer que todos los usuarios disponen de las ayudas técnicas para acceder a su contenido, sin contar con que existen más tipos de discapacidad que la visual y muchos contextos de navegación desde los cuales los PDF no serán accesibles: desde determinados dispositivos móviles y consolas, TDT, WebTV, ordenadores en los que no haya un visor de archivos PDF y el usuario no tenga permisos para instalarlo, por ejemplo un quiosco de información, o que sí tenga el software adecuado pero no soporte la versión de tu PDF, etc.

Un PDF bien hecho, lo cual implica como veremos que esté correctamente etiquetado, se puede exportar como HTML, XML, RTF, DOC y TXT.

Mi opinión es que los ficheros RTF y DOC NO deberían ser nuestras opciones accesibles, siguen necesitando software externo para que podamos abrirlos y además no son formatos libres.

Nuestras opciones accesibles podrían ser:

• Texto plano ASCII (.txt)


• HTML 4.01 + CSS 1.0


• XML

Al exportarlo como HTML te incorpora los estilos en la etiqueta style de la cabecera, las propiedades del documento como metas, te exporta correctamente las etiquetas si tienes cuidado en definir bien el Role Map (en las "Opciones" del panel Tags) en el PDF para especificar que, por ejemplo, un "Estilo 1" heredado de Word será un <H1>, de modo que después lo exporte como tal y no como <p class=”titulo1”>. Pero al final siempre debes revisarlo y corregir cosas para que sea de verdad un HTML accesible.

Por ello, personalmente prefiero como alternativa accesible la opción del XML+XSL, de esta manera separas el contenido de la presentación. Preparas una plantilla XSL versátil y accesible, que se complete con los datos del XML: un trabajo sencillo y automático con un resultado siempre 100% accesible.

Mi PDF accesible

Recomendaciones generales de usabilidad y accesibilidad que ha de cumplir un PDF

Existen tres tipos diferentes de PDF: no estructurados, estructurados y etiquetados.

Para asegurar la accesibilidad de nuestro PDF es necesario que sea etiquetado, PDF que incluye el contenido, la estructura y el orden de lectura, lo cual facilita una lectura más fiable por los lectores de pantalla, mayor adaptabilidad a distintos dispositivos de salida y una exportación a otros formatos con mejores resultados.

Pero hay que tener claro que un PDF etiquetado no asegura la accesibilidad, si etiquetas de forma incorrecta tu PDF seguirá sin ser accesible. Como muy bien explica muy bien en español la "Guía de Accesibilidad en Documentos PDF" de Inteco, el PDF tiene que cumplir una serie de recomendaciones de usabilidad y accesibilidad, muchas de las cuales son comunes a las que estamos acostumbrados a acatar en una página web:

• Estructurar el PDF al igual que estructuramos nuestra página web. Incluir una cabecera, un pie y etiquetas estructurales: documento, página, sección, títulos, párrafos, listas, etc., que convertirán nuestro archivo en un PDF “tagged” (etiquetado), requisito previo e imprescindible para que este sea accesible.
  
  
  
  
  
  
  


• Verificar que el orden de lectura por defecto, según la estructura de etiquetas, tiene sentido y es coherente.


• Al igual que preparas un mapa web o un menú en tu web, en el PDF debes incluir ayudas de navegación y organización (índice, marcadores, etc.) que permitan al usuario desplazarse por el documento mediante enlaces adecuados.


• Especificar el lenguaje en las propiedades del documento, en la etiqueta de primer nivel y en aquellas otras etiquetas cuyo contenido esté en diferente idioma, de este modo los lectores de pantalla interpretarán correctamente los contenidos.
  
  El idioma del documento se especifica en la pestaña Advanced del menú File/Properties de Adobe Acrobat (aludo siempre a la versión 8 Professional):
  
  
  
  
  
  
  
  El lenguaje de una etiqueta se especifica desde la paleta Tags, en las propiedades de la etiqueta deseada, en el campo “Language”.
  
  
  
  
  


• Todos los elementos no textuales deben incluir un texto alternativo. Este texto se incluye en las propiedades de la etiqueta en el campo “Alternate Text”. En Word se indica en Formato imagen/Web en la propiedad “Texto alternativo”.


• Disponer suficiente contraste entre el color de fondo y el de la letra, asegurándonos de que la información esté disponible cuando el color no lo esté. Desde el Asistente de Accesibilidad de Adobe Acrobat puedes indicar “Use high contrast”.


• Identificar los enlaces como tales y que su destino sea claro.


• No aplicar el estilo directamente a los elementos. De igual manera que no pondríamos <b>Hola</b> en nuestro HTML, sino que especificaríamos en la CSS un estilo, tampoco en un PDF debemos cambiar directamente la apariencia del texto, sino que a una determinada etiqueta le aplicarás un determinado estilo. En este sentido es muy importante que si realizas el PDF desde un DOC, no incluyas retornos de carro para dar margen (igual que no usarías <br/> en un HTML) porque se exportarán como tags independientes. Siempre hay que hacer uso de los estilos, tanto en el DOC como en el PDF.


• Redactar con lenguaje sencillo y claro.


• Explicar las abreviaciones y los acrónimos.


• Asegurar un orden de tabulación coherente. En Adobe Acrobat, en las propiedades de la página (desde la paleta Pages), selecciona la opción “Use Document Structure in Tab Order”)
  
  
  
  
  

Otras recomendaciones son más específicas:

• Configurar correctamente la seguridad:

 

A document author can specify that no part of an accessible PDF is to be copied, printed, extracted, commented on, or edited. This setting could interfere with a screen reader’s ability to read the document, because screen readers must be able to copy or extract the document’s text in order to convert it to speech.





To maintain document security while allowing screen readers access to text, use one of the following settings:






• For low-encryption-level security, select Enable Copying Of Text, Images, And Other Content in the Password Security - Settings dialog box.


• For high-encryption-level security, select Enable Text Access For Screen Reader Devices For The Visually Impaired in the Password Security Settings dialog box.







[En la ayuda de Adobe Acrobat 8 Professional en la sección Security/Accesibility]






• Si nuestro PDF sólo contiene una imagen, procedente por ejemplo del escaneado de un documento textual, será necesario utilizar un procedimiento de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Una buena opción es escanearlo con Adobe Acrobat Capture que incorpora una capa de texto accesible mediante OCR, o utilizar otro procedimiento de OCR.


• En el caso de que el PDF incluya un formulario, en las propiedades de cada campo se debe especificar una descripción textual que indique claramente al usuario qué datos se le solicitan.

Requisito fundamental: PDF etiquetado

Como ya he comentado, para asegurar la accesibilidad de nuestro PDF es necesario que sea etiquetado

Los tags de un PDF no suponen ningún problema para aquellos que estén acostumbrados a la maquetación web: p, form, h1, h2, h3, table, tr, th, td, etc. ¿te suenan no?

En el panel de Tags (View/Navigation Panels/Tags) tendrás disponible el árbol de etiquetas de tu documento. Deberás tener especial cuidado cuando tu documento tenga tablas y columnas, para asegurar el orden lógico de lectura, etiquetándolo en bloques con sus correspondientes títulos.

¿Cómo incluyo las etiquetas al PDF?

Si tienes un PDF sin etiquetas puedes añadirlas con la opción “Add Tags to Document” del menú Advanced/Accesibility.

Si el PDF lo creas desde un HTML con el menú File/Create PDF/From Web Page de Adobe Acrobat, deberás tener cuidado de seleccionar en Setting "Create PDF Tags"

Si el PDF lo creas desde Open Office Writer, la aplicación permite exportar directamente a formato PDF etiquetado y “accesible”, heredando la estructura de tu documento.

Puedes crearlo desde Microsoft Office, a través de PDFMaker, que se instala automáticamente en la Office con Adobe Acrobat 8 Professional.

Es importante configurar correctamente el PDF Marker, marcando en el menú Adobe PDF/Change Conversion Settings de Word las siguientes opciones:

También deberías seleccionar todas las opciones de la pestaña “Word” de esa misma ventana (para indicar qué elementos se exportarán al PDF) y las de la pestaña “Bookmarks” (para indicar qué marcadores se exportarán al PDF).

Como hemos ido comentando, el PDF heredará la estructura del DOC, pero la corrección del PDF resultante dependerá de lo bien hecho que esté tu documento original: documento estructurado, utilización de estilos, texto alternativo en las imágenes, etc.

Comprobar la accesibilidad del PDF

Para comprobar la accesibilidad del PDF, una vez que has aplicado lo dicho hasta ahora, deberías:

• Utilizar la herramienta de comprobación de accesibilidad de Adobe Acrobat disponible en el menú Advanced/Accesibility/Check full. Esta comprobación de accesibilidad revisa:




• el texto alternativo de elementos no textuales


• si se ha especificado el idioma


• el árbol de estructura lógica y el etiquetado


• la codificación de caracteres


• la descripción de los campos del formulario




• Comprobarlo en el lector de pantalla que incorpora Adobe (Ver/Leer en voz alta) y otro lector de pantalla como JAWS.

Referencias

"Contenidos PDF en la web: Ventajas e inconvenientes" de Antonio Barranco

"Facts and Opinions About PDF Accessibility" de Joe Clark

"Accesibilidad en los documentos PDF" de Fran Tarifa

En Accesibilidad, Usabilidad y Estándares Web en referencia al artículo de Joe Clark .

"Accessibility Resource Center" de Adobe

"How to create Accessible Adobe PDF Files Booklet" de Adobe

"Creating Accessible PDF Documents with Adobe Acrobat 7.0" de Adobe

Me parece un buen colofón el esquema "PDF Accessibility Workflow" tomado de esta guía (página 20):

"Guía breve Accesibilidad en Documentos PDF" de Inteco

Guía de Accesibilidad en Documentos PDF 6.0 y 8 de Inteco

"PDF Accesibility" en WebAIM

Flujo de trabajo para crear formularios PDF accesibles