PDF accesibles (2): metodología
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Formación y cursos sobre creación de PDF accesibles. Conversión de PDF en PDF accesibles
Hasta que uno no se pelea con unos cuantos PDF no sabe lo complejo que puede llegar a ser hacer un PDF accesible.
Hace dos años publiqué PDF accesible (1), en donde explicaba de forma genérica cómo abordar este tema.
Aunque el artículo sigue estando vigente, siempre me quedé con las ganas de hacer una segunda parte complementaria centrándome en el aspecto metodológico, es decir, concretar desde la experiencia qué pasos dar, en qué orden, qué problemas anticipar, etc.
Ese es el artículo que presento ahora, una guía más detallada para hacer PDF accesibles en la que pongo en orden mis ideas y experiencia, pero que la comparto con vosotros porque imagino que os será de utilidad. Estoy preparando un manual más detallado con imágenes y ejemplos que pondré en Bubok. Eso me llevará un tiempo, ya os avisaré cuando esté.
Recomiendo leer este artículo después de consultar PDF accesible (1).
Índice
1. Trabaja primero la accesibilidad en Word
Muchos de los PDF que generamos provienen de un documento Word previo. En estos casos nos ahorrará muchos quebraderos de cabeza trabajar primero la accesibilidad en Word.
En este sentido recomiendo:
- "Cómo crear un documento Word accesible" de Fran Tarifa.
- "Consejos a la hora de crear un documento accesible en Microsoft Word" de Lourdes Moreno López (PDF, 153 KB)
- Adobe Acrobat 9 Pro Accessibility Guide: Creating Accessible PDF from Microsoft Word (PDF, 941k)
En resumen, se trata de hacer un Word utilizando siempre los estilos y las herramientas adecuadas. Poner especial cuidado en utilizar los encabezados para los títulos y anidarlos adecuadamente, no incluir saltos de página con el retorno de carro, utilizar numeración y viñetas para hacer listas de elementos, si se maqueta a varias columnas no usar tablas sino la herramienta de columnas, incluir texto alternativo en las imágenes, etc.
También es muy importante el momento de convertir el Word a PDF, para ello aconsejo utilizar Adobe PDF Maker. Es necesario consultar las propiedades de conversión en el menú "Adobe PDF > Change Conversion Settings".
En la pestaña "Settings" se deben marcar las casillas "Convert Document Information", "Create Bookmarks" (puedes especificar con más detalle la exportación de bookmarks en la pestaña "Bookmarks"), "Add Links" y "Enable Accessibility and Reflow with tagged Adobe PDF".
En la pestaña "Word" es importante marcar todas las casillas.
2. Color de fondo y primer plano
Antes de seguir adelante comprueba que el color de fondo y de primer plano tengan suficiente contraste en todo el documento con una herramienta como "Contrast Analyser".
Verifica además que no haya contenido basado en el color, por ejemplo, si tus enlaces sólo se diferencian del resto del texto en el color, una persona con problemas de ceguera al color no los distinguirá.
Estos problemas se deben solucionar en el documento original.
3. Especifica el idioma
Una vez que tenemos generado el PDF sobre el que vamos a trabajar, lo primero es marcar el idioma del documento, puesto que este dato no se exporta desde el Word aunque hayamos especificado en él el idioma.
La información sobre el idioma del documento es básica, puesto que permitirá a los lectores de pantalla leerlo de forma adecuada.
Para especificar el idioma se debe ir al menú de Adobe Acrobat 9 Pro (versión de este tutorial) "File > Properties > Advanced> Language" y en la combo seleccionar el idioma.
4. Revisa los hipervínculos
Los enlaces deberían cumplir las mismas normas que en HTML:
- El texto del vínculo tiene que tener significado suficiente cuando sea leído fuera de contexto (por sí mismo o como parte de una secuencia de vínculos)
- Deben ser concisos.
- No debe haber enlaces con el mismo texto pero que apunten a recursos diferentes, lo cual crearía confusión al usuario, especialmente si los lee fuera de contexto.
Si tienes que hacer algún cambio de este tipo deberías hacerlo en el documento original.
La siguiente tarea es verificar que los enlaces funcionan correctamente. Es muy importante realizar esta tarea antes de afrontar el etiquetado para ahorrarnos problemas, puesto que a menudo los enlaces que añadimos no se incluyen correctamente en la estructura. Si el documento lo hemos creado con PDF Maker, los hipervínculos del Word estarán también presentes en el PDF, sólo es necesario revisar que los enlaces funcionan correctamente.
Para añadir nuevos enlaces se debe acceder al menú del botón derecho "Create link".
Para modificar un enlace se debe activar la herramienta "Link" en el menú "Tools > Advanced Editing > Link Tool". Con el menú del botón derecho sobre el enlace se puede acceder a "Properties" y en la pestaña "Actions" modificar el enlace.
Siempre es recomendable tener un índice del documento, especialmente cuando el documento es extenso. Los índices de Word se exportan correctamente, así que es mejor que lo tengamos en el documento original.
5. Etiquetado y encabezados
Esta es sin duda la parte más laboriosa y la que más problemas suele ocasionar.
Para que el PDF sea accesible debe ser un PDF etiquetado, lo cual significa que incluye el contenido, la estructura y el orden de lectura para que los lectores de pantalla puedan interpretarlo correctamente, además facilitará su exportación a otros formatos.
Si accedes al panel "View > Navigations Panels > Tags" verás que en ese panel hay tres pestañas: "Content", "Order" y "Tags". Vamos a trabajar con la última pestaña, allí es donde veremos la estructura del PDF, que al igual que un HTML o un Word, deberá tener encabezados, párrafos, listas, etc.
Al crear el PDF desde un Word se heredan los tags, pero siempre es necesario revisarlos. Si el PDF no tiene tags se pueden añadir automáticamente desde el menú "Advanced > Accessibility > Add Tags to Document". Desde el panel "Tags" también se pueden añadir y eliminar manualmente de uno en uno.
Si tienes ya una estructura de tags heredada y has añadido enlaces puede que estos no se hayan incluido correctamente en la estructura, compruébalo en "Advanced > Accessibility > Full Check". En el caso de que te muestre ese error, borra la estructura de tags y vuelve a insertarla con "Advanced > Accessibility > Add Tags to Document", el resultado es el mismo que antes pero con los enlaces bien insertados... eso te evitará muchos quebraderos de cabeza.
Si vas siguiendo los pasos de esta guía todavía no has añadido ninguna propiedad a ningún tag, si lo has hecho no borres la estructura de tags o perderás los cambios que hubieras hecho.
Aunque tu PDF ya está etiquetado ahora es necesario revisar su estructura. Lo primero que debes hacer es revisar los encabezados. Comprueba que todos los encabezados están marcados correctamente como tales y con el nivel que les corresponde (H1, H2, H3, etc.)
Para modificar el tipo de elemento selecciona la opción "Properties" en el menú del botón derecho situándote sobre el tag que deseas modificar (en la estructura del panel "Tags").
Después de cada comprobación chequea la accesibilidad con "Advanced > Accessibility > Full Check" por si has cometido algún error, más vale no darte el disgusto al final.
Al igual que has revisado los encabezados, ve revisando que los demás elementos son del tipo correcto y están correctamente anidados.
5.1 Tablas
Mención a parte merecen las tablas. Si las tablas las has creado en Word se mostrarán en el PDF etiquetadas correctamente. En el panel "Tags" podrás comprobar que están estructuradas mediante "tr", "th", "td", etc.
Desde el panel "Order" puedes acceder a la ventana "TouchUp Reading Order" (pulsando la herramientas del panel "Show reading panel order"). Allí, si tienes seleccionada la tabla, puedes pulsar el botón "Table Editor". La tabla se coloreará y desde ese momento puedes acceder a cada celda y con el botón derecho editar sus propiedades.
Entre otras cosas puedes:
- indicar si la celda es encabezado o una celda normal
- asociar las celdas de encabezado con las celdas que encabeza mediante su id
- indicar la propiedad "scope", que especifica el conjunto de celdas de datos ("row", "column", "none" o "both") para las cuales la celda de encabezado actual proporciona información de encabezado.
También deberás proporcionar un resumen a la tabla.
5.2 Formularios
Los formularios en PDF se merecen un artículo independiente, así que pondré sólo unas reglas generales:
- Incluye encabezados, instrucciones y campos en los que insertar los datos.
- Asigna por lo menos un rótulo a cada campo.
- Agrega instrucciones especiales para los campos que lo necesiten.
- Utiliza las herramientas gráficas para dibujar líneas y cuadros. No utilices caracteres, como subrayados y barras verticales, porque dichos caracteres pueden confundir a los lectores de pantalla.
- Establece un orden de tabulación lógico que incluya todos los textos, campos, botones e imágenes.
- Comprobar que se puede acceder a todos los campos del formulario en un orden lógico mediante el tabulador.
Ten en cuenta que si un documento PDF no está etiquetado y no tiene un orden de tabulación especificado, el orden en que se crean los campos de formulario determina su orden de tabulación.
Puedes cambiar el orden de tabulación tras crear los campos de dos formas: estableciendo el orden de tabulación en propiedades de página o manualmente. - Añade descripciones a los campos, de lo contrario el lector de pantalla leerá el tipo de campo, para el campo nombre, por ejemplo, pon la descripción "Nombre" y no "Especifique un nombre"
- Indica a los usuarios las posibles combinaciones de teclas para realizar determinadas funciones (por ejemplo, presionar la barra espaciadora para seleccionar un botón, o la tecla "Flecha abajo" para seleccionar un elemento de un cuadro de lista)
6. Textos alternativos en los enlaces
Se debe comprobar si el objetivo de los vínculos es claro, y en caso contrario añadir la información complementaria sobre a dónde apunta el enlace con un título informativo (que no debe servir nunca para diferenciar unos enlaces de otros).
En HTML se utiliza el parámetro "title" para este fin, en los PDF se añade en las propiedades del enlace en el campo "Alternate Text" de la pestaña "Tags".
Para acceder a sus propiedades selecciona el tag "Link" que quieres editar dentro de la estructura del panel "Tags": "Tabs: View > Navigation panels > Tags" y pulsa en la opción "Properties" del contextual del botón derecho.
7. Revisa los cambios de idioma en el texto
Si en el documento hay texto en un idioma diferente al definido como idioma general, será necesario marcarlo para que los lectores de pantalla puedan leerlo de forma apropiada.
Para especificar otro idioma en partes del documento hay que acceder al panel "Tabs: View > Navigation panels > Tags". Se selecciona el tag que se desea y con el menú contextual que sale al pulsar el botón derecho se selecciona "Properties". En la pestaña "Tag" (no en la pestaña "Content" que es mejor no tocar) de la ventana "Properties" se selecciona en la combo "Language" otro idioma.
El idioma se aplica a todas las etiquetas que estén agrupadas bajo aquella en la que has especificado el nuevo idioma.
Si la palabra o frase no es un tag individual, para poder seleccionarla y cambiarle el idioma deberás convertirla primero en un tag independiente.
Seleccionas el texto que deseas y en panel "Tags" pulsas la opción "Create Tag from Selection" del menú de herramientas. Puedes crearlo por ejemplo como tag "Span" y a continuación situarlo correctamente en la jerarquía.
Ahora ya puedes seleccionarlo independientemente e indicar su idioma. Según la situación del texto dentro de un párrafo deberás hacer lo mismo con el texto que le antecede y le precede.
8. Añadir texto alternativo a las abreviaturas
Al igual que en HTML se marcan las abreviaturas, en un PDF también debería hacerse. Para ello se selecciona el tag que contiene la abreviatura en la estructura (en el panel "Tags") y en sus propiedades ("Properties" en el menú derecho) se indica en el campo "Alternate Text" de la pestaña "Tags" la versión extendida de la abreviatura.
Si la palabra o frase no es un tag individual, para poder seleccionarlo deberás convertirlo primero en un tag independiente como he explicado en el apartado anterior.
9. Texto alternativo de las imágenes
Se incluye igual que el texto alternativo de abreviaturas y enlaces, en el campo "Alternative Text" de las propiedades del tag.
En HTML existe el atributo "longdesc" para describir detalladamente el contenido de una imagen cuando es necesario, pero en un PDF no. Por ello en el campo "Alternative Text" deberemos proporcionar la misma información que la imagen.
10. Identifica elementos decorativos. Encabezado y pie de página
Los elementos decorativos o repetitivos pueden llegar a ser muy molestos cuando accedes a un PDF desde un lector de pantalla. Es bastante tedioso ir oyendo por ejemplo en cada página el encabezado y el pie, elementos que si ves el documento filtras e ignoras.
Es importante saber que el encabezado y pie de página insertados como tales en el Word original, NO se importan como contenido en el PDF y NO son leídos por el lector de pantalla.
Aquellos elementos que no quieres que se lean con un lector de pantalla se etiquetan como "Artifact".
Aunque conviertas una imagen en "Artifact" el validador de Adobe te va a dar un error de imagen sin texto alternativo (en el caso de que no lo tenga) por eso he incluido como paso previo al actual detallar el texto alternativo de las imágenes.
Para convertir un elemento en "Artifact" debes seleccionar su tag en la estructura y con el menú del botón derecho pulsar la opción "Change Tag to Artifact". También puedes hacerlo desde la pestaña "Order" con el panel "TouchUp Reading Order" (lo puedes mostrar desde las herramientas del panel "Order" con la opción "Show reading panel order"). Si seleccionas el elemento y lo marcas como "Background" se convertirá en "Artifact".
Hazlo siempre de una de estas dos maneras, no borres nunca un elemento de la estructura.
El panel "TouchUp Reading Order" también es muy útil para unir o separar elementos cuando son de diferente tipo, seleccionas el texto que quieres separar o los textos que quieres unir y pulsas el botón de tipo de contenido "Text", "Heading 1", etc.
11. Orden lógico de lectura. Columnas y notas al pie
Una vez que tenemos el PDF correctamente etiquetado el siguiente paso importante es comprobar su orden de lectura. Resulta vital cuando el PDF está maquetado con varias columnas o incluye notas a pie de página.
Para ver el orden de lectura del documento, es decir el orden en que lo leerá un lector de pantalla, accedemos al panel "View > Navigation Panels > Order".
Si el documento fue maquetado en Word con varias columnas con la herramienta "Columnas" el orden de lectura será adecuado (por ello nunca se debe utilizar en Word tablas o tabuladores para maquetar a varias columnas): la primera columna estará sombreada en gris con un 1 y la segunda columna con un 2.
El orden de lectura se puede modificar en el panel "Order" moviendo los tags en el árbol.
En febrero de 2011 se discutió en la lista de accessweb, la conveniencia o no de modificar el orden de lectura de las notas al pie de página:
Las recomendaciones que se concluyeron fueron:
- No alterar el orden de lectura de la nota al pie de página.
- Incluir un enlace "Saltar notas" al comienzo de la zona de notas que permita a los usuarios que utilizan un lector de pantalla obviar las notas igual que una persona que no utiliza un lector de pantalla.
- La llamada a la nota sería un enlace a la misma, pero se debería añadir un enlace al final de la nota que permita volver al texto y continuar la lectura, igual que haría una persona que no utiliza un lector de pantalla.
12. Añadir marcadores (bookmarks)
Los marcadores son un menú lateral de Adobe, a modo de índice, que permiten saltar a determinadas partes del documento.
Ya hemos visto que se pueden exportar desde Word, pero también se pueden crear y editar directamente desde Adobe. En la ventana de "Bookmarks" existe la herramienta "New bookmarks" para ir añadiéndolos uno a uno.
Si tenemos un PDF correctamente etiquetado lo más rápido es utilizar la opción "New Bookmarks from Structure" donde puedes seleccionar los elementos que queremos insertar, habitualmente cierto nivel de encabezados.
Siempre es necesario revisar su jerarquía, podemos moverlos en el árbol si queremos anidarlos.
13. Lector de pantalla
Aunque algunos de los puntos que he señalado benefician a todos los lectores del PDF, por ejemplo la inclusión de marcadores o enlaces, lo cierto es que el objetivo principal de hacer un PDF accesible es que pueda ser leído correctamente por un lector de pantalla.
Por ello es importante revisarlo con un lector de pantalla. Adobe Acrobat incluye uno ("View > Read Out Loud") aunque es aconsejable utilizar algún otro, por ejemplo JAWS.
14. Revisor de accesibilidad de Adobe
Si hemos ido siguiendo estos pasos y hemos ido pasando el validador de Adobe como he indicado, en este punto no tendremos sorpresas desagradables, pero antes de dar por terminado el PDF es necesario volver a comprobar que el validador de accesibilidad de Adobe ("Advanced > Accessibility > Full Check") no señala ningún problema en el documento, y en caso contrario corregirlo.
15. Opciones de seguridad
Adobe permite restringir la seguridad del documento en "Document Properties> Security> Password Security Settings", allí puedes indicar que no se pueda imprima, que el texto no pueda ser copiado, que las páginas no sean extraídas, etc.
Determinadas configuraciones pueden interferir en la capacidad de un lector de pantalla para leer adecuadamente un documento, por ello debemos asegurarnos de que están activas las casillas "Copying Of Text, Images, And Other Content" y "Enable Text Access For Screen Reader Devices For The Visually Impaired" (según la configuración de seguridad que seleccionemos).
Enlaces de interés
General
- Acrobat accessibility training resources, de Adobe
- PDF Accessibility. Acrobat X and Accessibility, de WebAim
- PDF Accessibility, de Australian Goverment
- “Guide to Creating Accessible PDF Documents”, United States Government (PDF, 241 KB)
- "Advanced Techniques for Creating Accessible Adobe PDF Files" de Adobe (PDF, 385 KB)
- "Uso de Acrobat 9 Pro" de Adobe
- "PDF Accessibility Acrobat and Accessibility" de WebAIM
- “Accesibilidad en documento PDF con Adobe Acrobat 9”, Observatorio de Accesibilidad
- "Guía Accesibilidad en Documentos PDF" (6 y 8) de INTECO
- PDF Accessibility Resources
- Making PDF footnotes accessible
- PDF Techniques for WCAG 2.0, de Usable y accesible
- “About PDF Artifact”, Acrobat (PDF, 108 KB)
- Preguntas y Respuestas frecuentes (FAQ) sobre el estándar PDF/A
Word
- "Consejos a la hora de crear un documento accesible en Microsoft Word" de Lourdes Moreno López (PDF, 153 KB)
- "Cómo crear un documento Word accesible" de Fran Tarifa.
InDesign
- "Preparing an Adobe InDesign Document for Making Accessible PDF" de Adobe
- "Adobe InDesign CS5.5 accessibility overview" de Adobe
Formularios
- "Adobe® Acrobat® 9 Pro Accessibility Guide: Creating Accessible Forms" de Adobe (PDF, 220 KB)
- "Creating accessible forms in PDF, XML, or HTML with Adobe Designer 6.0" de Adobe (PDF, 422 KB)
- "The Paciello Group and Adobe Present WCAG 2.0 Accessibility Webinars for Flash and PDF" de Steve Faulkner
- "PDF Forms & WCAG 2.0 Webinar" de Steve Faulkner (marzo 2009)
- "PDF Forms & WCAG 2.0 Webinar" de Mike Paciello (abril 2009)
- "Creating Accessible Forms With Adobe PDF Forms Access" de Adobe (PDF, 1.77 MB)
Foros
Formación: curso creación de PDF accesible
El curso tiene una orientación práctica, siendo el objetivo del mismo que los asistentes aprendan a convertir un PDF en un PDF accesible.
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